Diskussionen går het på företaget Nova AB gällande om man ska beställa en ny funktion till tidsrapporteringssystemet eller inte. Kalle tycker att det är en fantastisk idé och argumenterar högljutt för den nya funktionen som kommer att göra hans tidsrapportering mycket enklare och smidigare. En tydlig vinst för Kalle. Kajsa, å andra sidan, argumenterar mot och menar att man måste väga vinsten för medarbetarna och företaget, mot den kostnad som uppstår när funktionen ska beställas, programmeras och implementeras. ”Kanske är kostnaden mycket högre än vad vinsten är och då är det kanske bättre att lägga pengarna på något annat som gagnar företaget och medarbetarna”, tänker Kajsa. Hon har alltså, till skillnad från Kalle, ett holistiskt perspektiv på företaget och sin egen del i det. ”Hur stor budget har vi för förbättringar?” undrar Kajsa därför innan hon vill fatta sitt beslut. ”Bry inte ditt lilla huvud med det, det finns tillräckligt. Tala bara om vad du vill ha!”, svarar chefen.
Ovanstående replikskifte är tyvärr vanligt, framförallt hos chefer som förespråkar need-to-know, det vill säga att personalen får information exakt när och i den omfattning som chefen anser att det behövs för att lösa de aktuella arbetsuppgifterna. Problemet som uppstår ovan är att det är stor skillnad på nice to have and need to have och hur ska Kajsa och Kalle kunna veta vad de vill ha och vilka förbättringar de ska strida för om de inte får tillräckligt med information? Om de inte uppmanas att tänka på hela företaget, och inte bara det som är bäst för dem själva?
Precis som vi i vårt privatliv väger nyttan mot kostnaden och vanligtvis tvingas vi prioritera mellan olika alternativ, om det finns en begränsad mängd pengar i ett företags budget. Huruvida en sak är värd att kämpa för eller inte varierar med kostnaden i relation till vinsten. En person som är engagerad i sitt arbete, bör alltid ha, och tillåtas ha, return on investment i bakhuvudet. Annars kan beslut fattas som är direkt skadliga för företaget, vilket i förlängningen påverkar alla medarbetare negativt.
Ett annat närliggande problem är att man lär anställda hur de ska utföra en uppgift men inte varför och man sätter inte in uppgifterna i ett sammanhang. Eftersom Kalle endast fått information om hur han ska utföra sina uppgifter, innebär det att han inte ser betydelsen av det arbete han utför, och att han inte ser konsekvenserna som uppkommer beroende på hur väl han sköter sina åtaganden. Han gör oftare fel eftersom han inte känner till vilka beroenden som finns mellan hans egna uppgifter och andras uppgifter. Han får också svårare att fatta självständiga beslut och att använda all sin kompetens i utförandet av sina uppgifter.
Både Kalle och Kajsa arbetar som projektledare på Nova AB. Företaget har ett system där Kalle och Kajsa ska rapportera in data gällande sina projekt: vad projektet kostat, hur väl man håller budget och deadlines, vilka vinster som förväntas etc.
Kalle undviker i möjligaste mån att fylla i siffrorna. När han blir ”tvingad” att göra det slarvar han och det blir oftare fel än rätt. Utifrån sin horisont agerar han helt korrekt. Han ser ingen nytta med det och anser att det inte tillför något värde till hans projekt. Alla andra uppgifter han har är viktigare.
Kajsa å andra sidan rapporterar noga och metodiskt alla siffror. Kajsa har nämligen ett helt annat perspektiv. Hon vet att alla siffror som hon rapporterar in sammanställs för att företagsledningen ska ha kontroll över alla projekt. Kajsa följer med intresse hela företagets projektportfölj. Det händer att hon flaggar för att ett hennes egna projekt borde läggas ned eller slås samman med ett annat för att det gagnar företaget. Och när ledningen beslutar att ett av hennes projekt ska läggas ned så förstår hon oftast varför, även om hon kan tycka att det är tråkigt.
Kalle däremot skriker högljutt varje gång hans projekt läggs ned och snackar skit om chefernas inkompetens i fikarummet, inte för att han vill obstruera, utan för att med den (begränsade) kunskap han har, så det verkar besluten ofta fullkomligt idiotiska och ologiska.
De chefer som håller sina medarbetare ovetandes om vad som händer och sker, som tänker att information är makt och därför vill behålla den för sig själv, som inte uppmanar och tillåter sina anställda att vara en del av helheten, de cheferna får helt enkelt sämre medarbetare. De skapar medarbetare vars kompetens inte utnyttjas, som beter sig som bortskämda småbarn och skriker av frustration, som bara längtar efter helgen och efter nya arbetsplatser, för de flesta behöver en känsla av mening i sina handlingar. Nej, ett företag är, och bör hanteras, som ett gemensamt projekt med ömsesidiga beroenden, det fungerar inte om du exkluderar dina medarbetare.
(Men medarbetarna då, har de inte något ansvar att själva ta reda på denna information? Naturligtvis har de det. Men man kan inte ändra någon annan än sig själv och tills chefen tar sitt fulla ansvar så får chefen också ta på sig skulden för den rådande situationen. Hen är trots allt i en överordnad position.)