Tecknad bild där man i svart står mot en röd bakgrund. Han funderar över hur nöjd han är.

Därför är det nästan alltid fel att leverera med maximal kvalitet

Prestationsprinsessor och nyutexaminerade studenter tenderar att begå samma misstag: de försöker utföra sina uppgifter med maximal kvalitet.  Detta skulle kunna ses som något bra, men i stället skapar de katastrofala situationer, för i arbetslivet är en optimal leverans ytterst sällan samma sak som en leverans med maximal kvalitet.

Relationen mellan kostnad, kvalitet, tid och omfattning

När du utför en uppgift så gäller:
Kostnaden = f (Kvalitet, Tid, Omfattning)

Det betyder att kostnaden är en funktion av kvaliteten på det arbete som utförs, tiden som man har till sitt förfogande och de delar som ingår i uppgiften. Detta innebär att du som ansvarig för uppgiften kan påverka tre av dessa faktorer, men den fjärde avgörs av de tre faktorer som du valt att påverka.

Det som är rimligt i skolan är orimligt i arbetslivet

I skolans värld håller den perfekta leveransen så hög kvalitet som möjligt, och är en förutsättning för att nå de högsta betygen. Skolan avgör alltså omfattning och har krav på kvalitet, men de struntar i den kostnad som studenten har för att utföra uppgiften eller hur lång tid som han eller hon lägger ned. Den ambitiösa student försöker därför maximera kvaliteten i sina leveranser och indoktrineras så till att jämställa maximal kvalitet med optimal kvalitet.

Hade skolorna däremot tvingats betala för studenternas tid, motsvarande arbetsplatserna hade det sett mycket annorlunda ut. För en verksamhet som styrs av kostnader behöver ha kontroll på alla fyra faktorerna. De kan inte bara bortse från kostnader och till tid.  Det har helt enkelt inte lyxen att betrakta optimal och maximal kvalitet som likvärdiga.

Fatta medvetet beslut om varje uppgift

När du blir tilldelad en specifik uppgift är det en god idé att applicera detta samband på uppgiften och fatta ett medvetet beslut om vad som bör prioriteras i det specifika fallet. Är det kvaliteten? Kostnaden? Omfattningen? Tiden?

Tänk dig att du får i uppgift att ta fram en rapport och arbetsmiljön på ditt företag. Rapporten får inte kosta mer än 100 000 kr. Du har 175 arbetstimmar fram till deadline och rapporten ska omfatta 100 sidor*.  

100 000 kr = f (Kvalitet, 175 timmar, 100 sidor)

Som vi ser ovan så är den enda faktorn som vi kan laborera med kvaliteten. Om man ska undersöka något och skriva ett hundratal sidor om det på 175 timmar – hur hög eller låg kvalitet är det rimligt att sträva efter? 

Uppenbart är att om man satsar på maximal kvalitet så behöver vi långt mycket mer resurser till vårt förfogande. Den optimala kvaliteten i vårt exempel är mycket lägre än maximal kvalitet. Precis som fallet är när det kommer till nästan alla andra liknande uppgifter.

Är uppgiften möjlig att genomföra?

Det är viktigt att man undersöker alla uppgifter men blir tilldelad utifrån detta samband och fundera över konsekvenserna. Vi kan nog vara överens om att det i ovanstående exempel riskerar att bli allt för låg kvalitet på rapporten.

När vi inser det, är det viktigt att man tar kontakt med sin chef eller sin uppdragsgivare. För det är bara uppdragsgivaren eller chefen som kan ge dig mer resurser för att se till att arbetet får en högre kvalitet.

Det är också bara de som kan tydliggöra för dig vilken kvalitetsnivå som är den förväntade – om de nu inte håller med om att det kommer att bli allt för låg kvalitet.

Och slutligen är det de som kan hjälpa dig att prioritera mellan de olika kraven. Är det att uppgiften inte tar mer än 175 timmar att utföra eller är det faktumet att den följer företagets standardiserade mallar? Kommer rapporten att bedömas utifrån sitt utseende eller utifrån de ekonomiska beräkningarna?

Du behöver  ovillkorligen känna till detta för att du ska kunna fatta beslut om hur du ska kunna arbeta med uppgiften och genomföra leveransen så att både du och företaget kan känna sig nöjda, . Som vanligt gäller: Det som är självklart för dig behöver inte vara självklart för någon annan…

Är du och din chef verkligen synkade?

Om du misslyckas i detta så kommer du producerar fantastiska leveranser med hög kvalitet. Men dina chefer och medarbetare kommer trots det aldrig att vara riktigt nöjda med dig, eftersom leveranserna kostar för mycket och sällan håller deadline. Det kommer att få dig att känna sig förbisedd och frustrerade. Och du kommer ofta att vara arg för att du tycker att du fått för lite tid att utföra uppgifterna, eller att uppgifterna är för omfattande.

Dagens uppgift blir därför att ta en titt på hur det ser ut runt omkring dig. Vet du helt säkert vilka faktorer du prioriterar när du utför dina arbetsuppgifter – och är du helt, helt säker på att detta är vad din chef anser att du borde prioritera?

*) Aldrig, aldrig, aldrig kommer du att få en uppgift i arbetslivet där omfattningen är beskriven i antal sidor. Det är enbart i skolans värld som detta sker, och ytterligare ett exempel på hur skolan kan förstöra inför arbetslivet. 

 

Vill du har fler tips på vad som kan vara bra att tänka på för att lyckas på arbetsplatsen? Köp Karriärrebell via Adlibris eller Bokus

Leave a Comment